آخر تحديث: 3 نوفمبر 2026
إدارة مشتريات المشروع (Project Procurement Management) تشمل العمليات اللازمة لشراء المنتجات أو الخدمات أو النتائج من خارج فريق المشروع. وهي ثلاث عمليات: تخطيط إدارة المشتريات لتحديد ما يُشترى وكيف، وإجراء المشتريات لاختيار البائع وتوقيع العقد، والتحكم بالمشتريات لإدارة العلاقة ومتابعة أداء العقد حتى إغلاقه.
قليل من المشاريع يُنفَّذ بالكامل بموارد داخلية. معدات تُستأجر، ومقاولو باطن، وتراخيص برمجيات، ومستشارون. كل واحد من هؤلاء علاقة تعاقدية لها مخاطرها وتكلفتها وجدولها. إدارة مشتريات المشروع (Procurement Management) هي مجموعة العمليات التي تحصل من خلالها على المنتجات والخدمات من خارج فريق المشروع، وتدير العقود حتى إغلاقها.
ما العمليات الثلاث لإدارة المشتريات؟
1. تخطيط إدارة المشتريات (Plan Procurement Management): ماذا نشتري؟ ومتى؟ وبأي نوع عقد؟ وكيف نختار المورد؟ أبرز مخرجاتها: خطة إدارة المشتريات، وقرارات الشراء أو التصنيع (Make-or-Buy)، وبيان العمل للمشتريات (Procurement SOW) الذي يصف المطلوب بدقة تكفي للمورد ليقدّر، ووثائق العطاء (RFI/RFP/RFQ)، ومعايير اختيار المورد.
2. تنفيذ المشتريات (Conduct Procurements): استلام العروض، وعقد مؤتمر المزايدين إن لزم لتوضيح المتطلبات للجميع بالتساوي، وتقييم العروض وفق المعايير المعلنة، والتفاوض، ثم توقيع الاتفاقية مع المورد المختار.
3. التحكم بالمشتريات (Control Procurements): متابعة أداء المورد مقابل العقد، ومراجعة الفواتير والمدفوعات، وإدارة طلبات التغيير والمطالبات، وفي النهاية إغلاق المشتريات رسمياً. هذه العملية تُنفَّذ لكل عقد على حدة.
مثال محلول: شراء أم استئجار؟
مشروع يحتاج رافعة لمدة 45 يوماً.
الاستئجار: 1,700 ريال يومياً شاملة الصيانة.
الشراء: 36,000 ريال (صافي بعد قيمة إعادة البيع المتوقعة) + 500 ريال يومياً تشغيل وصيانة.
نقطة التعادل: 36,000 + 500×ي = 1,700×ي ← 36,000 = 1,200×ي ← ي = 30 يوماً.
المشروع يحتاج 45 يوماً، أي أكثر من نقطة التعادل، فالشراء أوفر: 36,000 + 22,500 = 58,500 مقابل 1,700 × 45 = 76,500 للاستئجار.
لكن القرار ليس حسابياً فقط: هل لدى المنظمة استخدام للرافعة بعد المشروع؟ من سيشغّلها ويؤمّن عليها؟ هل التقدير 45 يوماً مؤكد أم قد ينخفض إلى 25؟ القرار النهائي يُوثّق مع افتراضاته في قرارات الشراء أو التصنيع.
ما دور مدير المشروع في المشتريات؟
في أغلب المنظمات، التوقيع على العقود من صلاحية قسم المشتريات أو القانونية، لا مدير المشروع. لكن مدير المشروع هو من يعرف المتطلبات والجدول والمخاطر، فهو شريك أساسي في كتابة بيان العمل، واختيار نوع العقد، وتقييم الأداء. والقاعدة التي تتكرر في الاختبار: أي تغيير في العقد يمر رسمياً عبر الإجراءات التعاقدية، لا باتفاق شفهي مع المورد.
العمليات الثلاث ومخرجاتها
| العملية | المجموعة | أهم المخرجات |
|---|---|---|
| تخطيط إدارة المشتريات | التخطيط | خطة إدارة المشتريات، بيان عمل المشتريات، وثائق العطاء، معايير اختيار البائع |
| إجراء المشتريات | التنفيذ | البائعون المختارون، الاتفاقيات (العقود) |
| التحكم بالمشتريات | المراقبة والتحكم | المشتريات المغلقة، معلومات أداء العمل، طلبات التغيير |
ما الأخطاء الشائعة في مشتريات المشاريع؟
- بيان عمل غامض: كل ما لم يُكتب في بيان العمل قد يصبح لاحقاً طلب تغيير بتكلفة إضافية.
- الاختيار بالسعر وحده: معايير الاختيار يجب أن تشمل الخبرة والقدرة الفنية والملاءة المالية، لا السعر فقط.
- تعديل العقد شفهياً: أي تغيير في العقد يمر بعملية التحكم بالتغيير ويُوثَّق كتابياً.
- إهمال إغلاق العقد: الإغلاق يتطلب قبول المخرجات وتسوية المطالبات وتوثيق تقييم أداء البائع.
كيف تظهر المشتريات في اختبار PMP؟
أكثر الأسئلة شيوعاً تدور حول اختيار نوع العقد، وتحليل الشراء أو التصنيع (Make-or-Buy)، والتعامل مع نزاع مع البائع. والقاعدة في النزاعات أن التفاوض هو الخيار الأول، ثم الوسائل البديلة لحل النزاعات مثل الوساطة والتحكيم، قبل اللجوء إلى القضاء.
سؤال على نمط الاختبار
أثناء تقييم العروض، لاحظ فريق المشروع أن المورّدين فهموا أحد المتطلبات بطرق مختلفة جداً، فجاءت الأسعار متباينة بشكل كبير. ما السبب الأرجح؟
أ) معايير اختيار المورد غير كافية
ب) بيان العمل للمشتريات لم يكن واضحاً أو مفصلاً بما يكفي
ج) نوع العقد غير مناسب
د) عدد المورّدين قليل
الإجابة: ب. بيان العمل هو ما يحدد ما سيسعّره المورد. الغموض فيه يؤدي إلى تفسيرات مختلفة وعروض غير قابلة للمقارنة. ومؤتمر المزايدين أداة مفيدة لتوضيح مثل هذه النقاط قبل تقديم العروض.
أسئلة شائعة
ما عمليات إدارة المشتريات الثلاث؟
تخطيط إدارة المشتريات، وتنفيذ المشتريات، والتحكم بالمشتريات التي تنتهي بإغلاق كل عقد رسمياً.
ما بيان العمل للمشتريات (Procurement SOW)؟
وثيقة تصف المطلوب بدقة تكفي المورد ليقدّر ويسعّر. غموضها يؤدي إلى عروض غير قابلة للمقارنة.
من يوقّع العقود في المشروع؟
في أغلب المنظمات قسم المشتريات أو القانونية، ومدير المشروع شريك في بيان العمل واختيار نوع العقد وتقييم الأداء.
اقرأ أيضاً:
المصادر: PM Study Circle – What is Project Procurement Management? · PM Study Circle – Fixed Price Contract